Mietwagen vs. Autovermietung: Der wichtige Unterschied
Bevor wir über Software sprechen, müssen wir zwei Begriffe klären, die oft verwechselt werden:
| Kriterium | Mietwagen (mit Fahrer) | Autovermietung (ohne Fahrer) |
|---|---|---|
| Rechtsgrundlage | § 49 PBefG | Selbstfahrervermiet-VO |
| Fahrer | Unternehmer stellt Fahrer | Kunde fährt selbst |
| P-Schein nötig | Ja | Nein |
| Konzession nötig | Ja (PBefG-Genehmigung) | Nein (Gewerbeanmeldung) |
| Typische Anbieter | Uber-Partner, Limousinenservice | Sixt, Europcar, Hertz |
Dieser Artikel fokussiert sich auf Mietwagen mit Fahrer – also die Personenbeförderung nach PBefG. Wenn Sie eine reine Autovermietung betreiben, gelten andere Anforderungen.
Gesetzliche Anforderungen für Mietwagenunternehmen
Konzession nach § 49 PBefG
Für den Betrieb eines Mietwagenunternehmens benötigen Sie eine Genehmigung der zuständigen Verkehrsbehörde. Voraussetzungen:
- Fester Betriebssitz in Deutschland
- Persönliche Zuverlässigkeit (polizeiliches Führungszeugnis)
- Finanzielle Leistungsfähigkeit
- Fachliche Eignung – nachgewiesen durch eine IHK-Fachkundeprüfung
Fahrer-Anforderungen
- Personenbeförderungsschein (P-Schein) – Mindestalter 21 Jahre
- Führerschein Klasse B seit mindestens 2 Jahren
- IHK-Fachkundeprüfung (seit PBefG-Novelle 2021)
- P-Schein ist 5 Jahre gültig
Rückkehrpflicht: Die wichtigste Regel
Nach jeder Fahrt muss der Mietwagen unverzüglich zum Betriebssitz zurückkehren – es sei denn, ein neuer Auftrag liegt vor. Seit 2021 können Gemeinden alternative Abstellorte genehmigen (Mindestabstand 15 km zum Betriebssitz).
Mindestbeförderungsentgelt (MBE) – neu seit 2025
Immer mehr Städte führen Mindestpreise für Mietwagen ein:
- Heidelberg: seit August 2025 – max. 7,5% unter dem Taxitarif
- Essen: seit Januar 2026 – max. 7% unter dem Taxitarif
- Dortmund: in Planung (März 2026)
- Weitere Städte wie Berlin und München planen die Einführung
Mietwagen vs. Taxi: Die Unterschiede auf einen Blick
| Kriterium | Taxi | Mietwagen |
|---|---|---|
| Beförderungspflicht | Ja | Nein |
| Tarifpflicht | Ja (behördlicher Tarif) | Nein (freie Preise, ggf. MBE) |
| Aufnahme am Straßenrand | Ja („Winken“) | Nein (nur Vorbestellung) |
| Taxistände nutzen | Ja | Nein |
| Rückkehrpflicht | Nein | Ja (zum Betriebssitz) |
| Kennzeichnung | Dachzeichen, elfenbein | Keine besondere |
| Messgerät | Taxameter | Wegstreckenzähler |
| Konzessionsbeschränkung | Ja (begrenzte Anzahl) | Nein |
Funktionen einer Mietwagen-Software
Disposition und Auftragsverwaltung
- Erfassung von Beförderungsaufträgen (PBefG-konform dokumentiert)
- Automatische und manuelle Auftragsplanung
- Tourenoptimierung
- Live-Übersicht der Fahrzeugauslastung
- Kartenansicht mit Echtzeitverkehr
Fahrer- und Schichtplanung
- Verwaltung aller Fahrer, Fahrzeuge und Schichten
- Arbeitszeiterfassung (Arbeitszeitgesetz-konform)
- Digitale Schichtzettel
- P-Schein-Verwaltung mit Ablaufdaten-Warnung
GPS-Tracking und Flottenmanagement
- Echtzeit-GPS-Tracking aller Fahrzeuge
- Geofencing (Benachrichtigungen bei Zonenein-/austritt)
- Routenhistorie und digitales Fahrtenbuch
- Überwachung der Rückkehrpflicht zum Betriebssitz
Abrechnung und Finanzen
- Einzelfahrt-Abrechnung mit korrekter Umsatzsteuer
- Rechnungserstellung und -versand
- Wegstreckenzähler-Integration (TSE-konform seit 2024)
- GoBD-konforme Aufzeichnung
- DATEV-Export
Plattform-Integration
- Schnittstellen zu Uber, Bolt, FreeNow
- Krankenkassen-Schnittstelle für Krankenfahrten
- Integration mit Lohn- und Buchhaltungssystemen
Der Mietwagen-Markt in Deutschland
Die Mietwagenbranche hat sich in den letzten Jahren dramatisch verändert:
- Über 256.000 Mietwagen sind in Deutschland zugelassen
- Das Taxigewerbe ist zwischen 2019 und 2023 um ca. 34% geschrumpft
- Gleichzeitig boomen Mietwagenkonzessionen: In Berlin stiegen sie von 2.400 (2019) auf 3.800 (2020) – ein Anstieg von über 50%
- Bolt hat sein Vermittlungsvolumen in Deutschland von 2022 auf 2023 verdoppelt
Problem: Illegale Mietwagen
Deutschland hat kein bundesweites Konzessionsregister. Die Folge:
- In Frankfurt wurden 464 von 2.478 Unternehmen ohne gültige Konzession identifiziert (18,7%)
- In Berlin fahren geschätzt 1.000+ Fahrzeuge ohne Konzession
Dokumentationspflichten für Mietwagenunternehmen
Jede Fahrt muss dokumentiert werden:
- Datum und Uhrzeit des Auftragseingangs
- Abhol- und Zielort
- Kilometerstand (Start/Ende)
- Fahrpreis / vereinbartes Entgelt
- Fahrer- und Fahrzeugzuordnung
Aufbewahrungspflicht: PBefG verlangt 1 Jahr, steuerlich sind es 6 Jahre.
Fazit: Digitalisierung ist der Schlüssel zum Erfolg
Der Mietwagenmarkt wächst rasant – aber nur mit der richtigen Software können Sie effizient disponieren, gesetzeskonform abrechnen und sich gegen die zunehmende Konkurrenz behaupten. Dispositionssoftware steigert die Effizienz: Disponenten bearbeiten damit ca. 30% mehr Fahraufträge als mit klassischem Sprechfunk.
Cably Mietwagen-Software bietet Ihnen Disposition, Abrechnung, GPS-Tracking und Fahrerverwaltung in einer Plattform – PBefG-konform und DSGVO-sicher. Jetzt kostenlos testen.