Was ist eine Taxi-Software?
Eine Taxi-Software ist eine Branchenlösung speziell für Taxiunternehmen, die alle betrieblichen Prozesse digitalisiert: von der Disposition über die Schichtabrechnung bis zur Buchhaltung und Lohnberechnung. Im Gegensatz zu allgemeiner Bürosoftware kennt eine Taxi-Software die branchenspezifischen Anforderungen wie Schichtzettel, Taxameter-Anbindung, 7%/19%-Umsatzsteuer-Trennung und TSE-Integration.
Warum brauchen Taxiunternehmen eine spezialisierte Software?
Das Taxigewerbe unterliegt einer Vielzahl gesetzlicher Vorschriften, die allgemeine Software nicht abdeckt:
- TSE-Pflicht seit 01.01.2026: Alle Taxameter müssen eine zertifizierte Technische Sicherheitseinrichtung haben (Bußgeld: bis 25.000 EUR)
- GoBD-Anforderungen: Jede Bareinnahme muss einzeln aufgezeichnet werden
- Schichtzettel-Pflicht: Detaillierte Dokumentation jeder Schicht mit über 15 Pflichtangaben
- Tägliches Kassenbuch: Muss revisionssicher und nicht manipulierbar sein
- Umsatzsteuer-Besonderheiten: 7% innerorts/unter 50 km, 19% über 50 km
- DSGVO: Besondere Anforderungen bei Krankenfahrten (Gesundheitsdaten)
Die wichtigsten Funktionen einer Taxi-Software
1. Schichtabrechnung
Das Herzstück jeder Taxi-Software. Eine gute Lösung bietet:
- Digitale Erfassung aller Schichtdaten
- Automatische Trennung nach Steuersätzen (7%/19%)
- Berechnung von Besetztkilometer-Quote und Umsatz pro km
- Tägliche Übertragung ins digitale Kassenbuch
- Revisionssichere Archivierung (mindestens 6 Jahre)
2. Kassenbuch und Buchhaltung
- GoBD-konformes, digitales Kassenbuch
- Zählprotokoll-Funktion
- Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR)
- DATEV-Schnittstelle für den Steuerberater
- Automatische Umsatzsteuervoranmeldung über ELSTER
3. Lohnabrechnung
- Automatische Berechnung aus Schichtdaten
- Unterstützung für Minijob (603 EUR/Monat seit 2026), Midijob und Vollzeit
- Umsatzbeteiligung oder Festlohn
- Steuerfreie Zuschläge (Nacht, Sonntag, Feiertag) automatisch berücksichtigt
4. Rechnungserstellung
- Automatische Rechnungen für Firmenkunden
- Fortlaufende Rechnungsnummern
- Alle Pflichtangaben gemäß § 14 UStG
- E-Mail-Versand und PDF-Export
5. Disposition
- Auftrags- und Fahrtenplanung
- Fahrzeug- und Fahrerzuordnung
- GPS-Tracking in Echtzeit
- Tourenoptimierung
6. Fuhrpark- und Fahrerverwaltung
- Fahrzeugstammdaten mit TÜV-Terminen
- P-Schein-Verwaltung mit Ablauf-Erinnerungen
- Dienstplan- und Schichtplanung
- Arbeitszeiterfassung
7. Fahrer-App
- Schichtzettel direkt am Smartphone ausfüllen
- Auftragsannahme und -abwicklung
- Digitale Quittungserstellung
- Kilometerstand-Erfassung
Worauf Sie bei der Auswahl achten sollten
Muss-Kriterien
| Kriterium | Warum wichtig? |
|---|---|
| GoBD-Zertifizierung | Ohne GoBD-Konformität drohen Hinzuschätzungen |
| TSE-Integration | Seit 2026 gesetzliche Pflicht |
| DATEV-Schnittstelle | Nahezu jeder Steuerberater arbeitet mit DATEV |
| Digitales Kassenbuch | Excel ist nicht erlaubt! |
| 7%/19% USt-Trennung | Der häufigste Fehler bei Taxi-Buchhaltung |
| DSGVO-Konformität | Besonders wichtig bei Krankenfahrten |
| Cloud-basiert | Zugriff von überall, automatische Updates |
Soll-Kriterien
- Fahrer-App für mobile Schichtabrechnung
- Kartenzahlungs-Integration
- Krankenfahrten-Abrechnung (DTA)
- Mehrmandantenfähig (für Unternehmen mit mehreren Standorten)
- API-Schnittstellen für individuelle Anbindungen
Häufige Fehler bei der Software-Auswahl
- Allgemeine Buchhaltungssoftware nutzen: Programme wie Lexware oder DATEV allein kennen keine Schichtzettel und Taxameter-Logik
- Auf den Preis statt auf Funktionen schauen: Die billigste Lösung kann bei einer Betriebsprüfung teuer werden
- Keine DATEV-Schnittstelle: Ohne sie verbringen Sie oder Ihr Steuerberater unnötig Zeit mit manueller Dateneingabe
- Lokale Installation statt Cloud: Lokale Software veraltet schnell und bietet keinen mobilen Zugriff
- Keine Testphase nutzen: Testen Sie die Software immer im Echteinsatz, bevor Sie sich festlegen
Was kostet eine Taxi-Software?
Die Kosten variieren je nach Funktionsumfang und Anzahl der Fahrzeuge:
| Modell | Preisbereich | Typischer Umfang |
|---|---|---|
| Einstieg / Einzelunternehmer | ab ca. 30 EUR/Monat | Schichtzettel, Kassenbuch, EÜR |
| Standard / kleiner Betrieb | ca. 50–100 EUR/Monat | + Lohnabrechnung, Fahrer-App, DATEV |
| Premium / Flottenbetrieb | ca. 100–300 EUR/Monat | + Disposition, GPS, Mehrmandant |
Tipp: Die meisten Anbieter bieten eine kostenlose Testphase an. Nutzen Sie diese!
Checkliste: Die richtige Taxi-Software finden
- Ist die Software GoBD-zertifiziert?
- Hat sie eine TSE-Anbindung?
- Gibt es eine DATEV-Schnittstelle?
- Werden 7% und 19% USt automatisch getrennt?
- Gibt es digitale Schichtzettel?
- Ist ein revisionssicheres Kassenbuch integriert?
- Gibt es eine Fahrer-App?
- Ist die Software cloud-basiert?
- Gibt es eine kostenlose Testphase?
- Ist der Support auf Deutsch?
Fazit: Die beste Taxi-Software ist die, die zu Ihrem Betrieb passt
Es gibt keine „One-Size-Fits-All“-Lösung. Ein Solo-Unternehmer braucht andere Funktionen als ein Flottenbetrieb mit 50 Fahrzeugen. Wichtig ist: Die Software muss alle gesetzlichen Anforderungen erfüllen (GoBD, TSE, Kassenbuch) und Ihnen täglich Zeit sparen.
Cably wurde speziell für Taxiunternehmen entwickelt und deckt alle Bereiche ab: Schichtabrechnung, Buchhaltung, Lohnberechnung, Dienstplanung, Fuhrparkverwaltung und Rechnungserstellung – alles in einer Cloud-Lösung mit Fahrer-App. 14 Tage kostenlos testen.